In E-Pics wird in der Regel nur ein Record abgelegt, aus dem andere Formate und Grössen konvertiert werden. Diese sog. «digitale Masterdatei» sollte ein paar grundlegende Anforderungen erfüllen (Stand: Dezember 2019):
- Bildformat: Tiff Format
- Farbtiefe: 8 bit
- Bildauflösung: 300 dpi
- Farbprofil: RGB
- Bildgrösse: Max. 150 MB
- Keine Ebenen
- Keine LZW Komprimierung
Handelt es sich um Kunstfotografien können auch 16 bit TIFF und 600 dpi sinnvoll sein, für Fotografien/Scans als Dokumentation sind allerdings 8 bit völlig ausreichend. Auch jps können Masterdateien sein, sofern sie mit einer hohen Auflösung eingespielt werden. Empfohlen werden aber in erster Linie immer TIFF.
Damit diese Materdateien später auch langzeitarchviert werden können, ist ein Baseline Tiff die beste Voraussetzung. Diese Tiffs verfügen nur über ein eine ganz bestimmte Anzahl elementarer tags und sind dadurch weniger komplex (siehe auch Tiff 6.0 Part 1). Die ETH-Bibliothek erarbeitet zurzeit eine Spezifikation für die Langzeitarchvierung von Bildern.
Die Software Cumulus kann grundsätzlich mit sehr vielen Formaten umgehen. Es ist möglich, auch RAW, psd, png, gif, etc. abzulegen. Solche Formate können aber gemäss heutigem Wissensstand nicht sinnvoll langzeitarchiviert werden, so dass diese Formate nur für die nächsten paar Jahre in Cumulus gesichert, aber nicht für die Langzeitarchivierung vorgesehen sind. Ausserdem legt E-Pics Wert darauf, dass das Frontend Formate enthält, die vom Kunden einfach und vielseitig genutzt werden können. Es empfehlen sich also in der Regel wieder Tiff ( oder jpg, wenn keine TIFFs vorliegen).
E-Pics ist keine Datenbank für die Langzeitarchivierung von Bilddateien. Dies wird von unseren Kundinnen und Kunden leider immer wieder missverstanden. Damit Bilder aus E-Pics in einem dafür geeigneten System langzeitarchiviert werden können, müssen sie in einer validen Form vorliegen. Die eingespielten Bild- und Metadaten werden unverändert in E-Pics gespeichert. Beim Hochladen der Bilder in E-Pics findet keine Validierung statt. Daher liegt die Validität der Bilder liegt in der Verantwortung des Kunden. Da beim Import Fehler auftreten können, wenn möglich gleich anschliessend die Bilder visuell überprüfen (Voransicht).
Einen kurzen und guten Einblick in die digitale Langzeitarchivierung bietet das Video von Pia Rudnik der Technischen Hochschule Köln.
