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Support

Bitte kontaktieren Sie uns per SmartDesk, E-Mail servicedesk@id.ethz.ch oder telefonisch unter +41 44 632 77 77

Service Information

Neu: Nutzung des E-Mail/Mailbox Services an der ETH Zürich

Die Mailbox der ETH Zürich ist für die geschäftliche Kommunikation vorgesehen. Die Nutzung Ihrer Mailbox für private Zwecke ist zwar grundsätzlich erlaubt, wird aber nicht empfohlen. Diese und weitere Regelungen und Vorgaben finden Sie hier: 


Für welche Nutzung ist meine ETH Mailbox vorgesehen? Die Mailbox der ETH Zürich ist für die geschäftliche Kommunikation vorgesehen. 
Kann ich die ETH Mailbox auch für private Mail-Kommunikation nutzen? Die Nutzung Ihrer Mailbox für private Zwecke ist grundsätzlich erlaubt, wird aber nicht empfohlen. Geschäftliche und private Emails werden gleichbehandelt. 
Welche internen Weisungen / Richtlinien reglementieren die Nutzung und Archivierung von E-Mails? Die Benutzungsordnung Informations- und Kommunikationstechnologie (BOT, RSETHZ 203.21) reglementiert die Nutzung und Archivierung von E-Mails sowie den Zugriff/Zugang auf das Mailarchiv.
Darf die ETH Zürich bei nicht personenbezogenen Überprüfungen des E-Mail-Verkehrs Einsicht in den Inhalt privater E-Mails der ETH-Angehörigen nehmen? Nein; die ETH Zürich darf bei nicht namentlich personenbezogenen Überprüfungen des E-Mail-Verkehrs keine Einsicht in den Inhalt privater E-Mails der ETH-Angehörigen nehmen. Falls E-Mails nicht im bereitgestellten «private-do-not-archive»-Ordner gespeichert, kein Unterscheidungsvermerk zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails besteht und die private Natur aufgrund der Adressierungselemente nicht erkennbar und nicht anzunehmen ist, darf die ETH Zürich davon ausgehen, dass das E-Mail geschäftlich ist. Im Zweifelsfalle wird die Natur des E-Mails mit dem ETH-Angehörigen geklärt. 
Wo werden meine E-Mail gespeichert? E-Mails werden in Ihrer Mailbox gespeichert. Nach 60 Tagen werden alle gelesenen E-Mails mit Ausnahme der E-Mails im "private-do-not-archive"-Folder sowie "Deleted Items/ Gelöschte Objekte" in das Mailarchiv kopiert. 
Müssen E-Mails mit Geschäftsfall/Dossier gespeichert werden?Die E-Mail-Systeme der ETH Zürich sind keine Geschäftsverwaltungs-Systeme ("Record Management"); alle für einen Geschäftsfall relevanten Akten, Informationen und Dokumentationen müssen in elektronischer Form mit dem Geschäftsfall geführt werden. Für die Vereinfachung von Bewirtschaftung und Datenspeicherungen können für einen Geschäftsfall relevante E-Mails auch in dedizierten E-Mail-Postfächern geführt werden.  


Outlook Web Access (OWA)


Sie können auf Ihre ETH E-Mails direkt via Webbrowser zugreifen. Es werden alle gängigen Browser wie Edge, Chrome, Firefox und Safari unterstützt.

  • Gehen Sie auf https://mail.ethz.ch
  • Geben Sie Ihren ETH Usernamen an (nicht die E-Mail Adresse)
  • Geben Sie Ihr ETH Passwort für E-Mail (Active Directory) an



Limiten / Grenzwerte



Mitarbeiter

Studierende

Mailboxgrösse

5 GB

1 GB

max. Mailgrösse

20 MB

20 MB

Versandlimite / 24 h

500 Mailadressen / 24 h

500 Mailadressen / 24 h

SendAs

Ja (auf Anfrage)

Nein

Send on behalf

Ja (auf Anfrage)

Nein

Sender Spoofing

Nein

Nein

Max. Anzahl Mailalias

10

10

Administration Mailbox-Service

https://passwort.ethz.ch

Self Service\Forward verwalten

https://passwort.ethz.ch

Self Service\Forward verwalten

Support Mailbox-Service

  1. Mailadmin der lokalen Organisationseinheit

  2. Servicedesk (Tel. 27777)

    servicedesk@id.ethz.ch

Servicedesk (Tel. 27777)

servicedesk@id.ethz.ch

Temporäre Erhöhung der Versandlimite

Temporäre Erhöhung der Versandlimite

Eine Temporäre Anpassung der Versandlimite kann über den Service Desk angefragt werden.
Die Anfrage muss mindestens einen Arbeitstag vor dem geplanten Versand gestellt werden und soll folgende Informationen enthalten:
- An wieviele Empänger (ca.) wird die e-Mail verschickt?
- Welche Absender-Adresse wird verwendet? (Send-As)
- In welchem Zeitraum wird die Anpassung benötigt? (ev. ein paar Tage)

Mailbox-Quoten



Bei Erreichen der Schwellenwerte kommt es auf der Mailbox zu folgendem Verhalten. Die Standardwerte für Mitarbeitende und Studierende sind die folgenden:

Schwellenwert

Mitarbeitende(Std).Studierende

Meldung an Mailbox

Eingeschränkte Funktionalität

IssueWarningQuota

4.5 GB (80% der Quote)820 MB (80% der Quote)

Jede Nacht informiert ein vom System generiertes E-Mail über das Erreichen der Quote bis diese wieder unterschritten oder der nächsthöhere Schwellenwert erreicht wird.

keine

ProhibitSendQuota

5 GB (100%der Quote)1 GB (100% der Quote)

Jede Nacht informiert ein vom System generiertes E-Mail über das Erreichen der Quote und die funktionale Beschränkung der Mailbox bis die Quote wieder unterschritten oder der nächsthöhere Schwellenwert erreicht wird.

Die Mailbox kann keine E-Mails mehr verschicken bis die Quote wieder unterschritten wird.

ProhibitSendReceiveQuota

7 GB (Quote plus 2 GB)1.2 GB (Quote plus 200MB)

Jede Nacht informiert ein vom System generiertes E-Mail über das Erreichen der Quote und die Beschränkung der Mailbox bis diese wieder unterschritten wird.

Die Mailbox kann keine E-Mails mehr verschicken und empfangen (!) bis die Quote wieder unterschritten wird.

Bei Mailboxen grösser als 10 GB werden die verschiedenen Quotenwerte nicht mehr automatisch sondern auf individueller Basis nach Absprache mit den Mailadmins vergeben und dem Mailbox-Inhaber entsprechend kommuniziert.
Quotas von mehr als 10 GB sind grundsätzlich nicht ratsam, wenn das Postfach mit einem Offline-Client verwaltet wird. Offline-Clients laden alle E-Mails vom Server auf den lokalen Rechner herunter, was den Vorteil hat, dass alle Maildaten auch dann zur Verfügung stehen, wenn keine Verbindung zum Mailserver besteht, aber auch den Nachteil, dass die meisten Clients mit grossen lokalen Mailboxdatenbanken (> 10 GB) nicht zuverlässig umgehen können bzw. bei solch grossen Datenbanken schlecht arbeiten. Bei Postfachgrössen von mehr als 10 GB ist es ratsam, ausschliesslich Online-Mail-Clients zu verwenden (z.B. Webbrowser). Bitte vergessen Sie nicht, dass auch die "Entwürfe", "Gesendeten Objekte" und "Gelöschten Objekte" in die Quotenberechnung einbezogen werden. Alles, was Sie in Outlook, Outlook Web Access und einigen anderen E-Mail-Clients speichern, aber noch nicht gesendet haben, wird im Ordner "Entwürfe" gespeichert. Die meisten Clients speichern eine Kopie Ihrer gesendeten E-Mails im Ordner "Gesendete Objekte".

Mailclient


Grundsätzlich können alle Mailclients verwendet werden. Aufgrund der grossen Fülle von verfügbaren Clients können wir aber nur eine beschränkte Auswahl daraus offiziell unterstützen:

Liste der unterstützten Mailclients:

  • Outlook für Windows (Outlook in den Versionen 2013 und höher)
  • Outlook für Mac (Outlook in den Versionen 2011 und höher)
  • Apple Mail (Mit OS X verbunden)
  • Thunderbird für Mac und Windows (Thunderbird Version 45 und höher)
  • Windows Mail (Windows 8.1 / Windows 10 und höher)

Grundvoraussetzungen für Support

Bitte beachten Sie, dass wir aus dieser Liste nur die Client-Versionen berücksichtigen können, welche von den Herstellern generell und auch im Zusammenspiel mit unserem Mailserver unterstützt werden. Dabei behalten wir uns auch das Recht vor, Mailclients, welche massive Sicherheitslücken aufweisen, die Mailinfrastruktur über Gebühr belasten oder den Richtlinien der Benutzungsordnung für Telematik an der ETH Zürich (BOT) nicht entsprechen, vom Kontakt zur Mailserverinfrastruktur auszusperren.

  • Der Mailclient benötigt einen offiziellen Hersteller, welcher auch Unterstützung bei Problemfällen mit dem Produkt gewährleisten kann.
  • Der Mailclient generell und die Version im Speziellen müssen vom Hersteller zusammen mit unserem Mailserver offiziell unterstützt werden.
  • Unabhängig vom Mailclient muss auch das darunterliegende Betriebssystem eine vom Hersteller offiziell unterstützte Version und einen möglichst aktuellen Patchlevel aufweisen
  • Android-Geräte können aufgrund der extremen Vielfalt an Betriebssystem- und Mail-Client-Versionen nur mit "best effort" unterstützt werden.

  • Windows Phones werden aufgrund der begrenzten Verbreitung nur mit "best effort" unterstützt.

  • Es gibt derzeit keine Möglichkeit, Blackberry-Geräte mit unserem Mailserver zu verbinden.

  • Der Zugriff auf den Mailserver mit der Outlook-App für iOS und Android ist derzeit blockiert.

E-Mail Weiterleitung


Um alle eingehenden E-Mails auf Ihrem ETH Account an eine andere Adresse weiterzuleiten, können Sie auf https://www.password.ethz.ch einen Forward definieren. Klicken Sie dazu auf "Self-Service" und dann "Forward verwalten". Dort können Sie im Feld "Empfänger" die E-Mail Adresse eintragen, an welche weitergeleitet werden soll. Achtung: Wenn Sie Option ":" nicht aktivieren, werden die E-Mails ohne Speicherung in der ETH Mailbox weitergeleitet.


Verbindungs-Endpunkte Mailprotokolle


ProtokollVerbindung zum Mailserver
  • Edge
  • Chrome
  • Firefox
  • Safari
https://mail.ethz.ch
mail.ethz.ch

mail.ethz.ch (smtp.ethz.ch); 587 (TLS)

Username: “<username>@ethz.ch”

mail.ethz.ch
Domäne: d.ethz.ch (nur falls notwendig)
Username: “<username>@ethz.ch”
  • Outlook (Mac)

  • Apple Mail

  • (Evolution; nur sehr begrenzter Support)

  • (Lightning; nur sehr begrenzter Support)

mail.ethz.ch; Port 443
(https://mail.ethz.ch/ews/exchange.asmx)



Mailbox - Begriffe und Regeln


Mailbox

Physikalischer Speicherplatz für E-Mails. Hier werden Ihre E-Mails abgespeichert. 

E-Mail Adresse 

Verweist auf die zugehörige Mailbox. Ein E-Mail, welches mit Ihrer E-Mail Adresse adressiert ist, gelangt in Ihre Mailbox. Dies ist die offizielle E-Mail Adresse, welche publiziert wird und in der Regel als Absender-Adresse der eigenen E-Mails erscheint. 

Domäne

Der Teil der Adresse nach dem @. 

Namensteil einer E-Mail Adresse

Der Teil der Adresse vor dem @. 

Erwägungen

  1. Eine E-Mail Adresse muss weltweit eindeutig sein. Das gilt auch für E-Mail Adressen in der Domäne ethz.ch und bedeutet, dass der Namensteil <name> aller ethz.ch-Adressen eindeutig sein muss.
  2. Dieser Namensraum umfasst auch die ETH Usernamen, d.h. der Namensteil darf nicht gleich wie ein bestehender ETH Username sein, es sei denn, es ist der eigene.
  3. E-Mail Adressen der Form vorname.nachname@ethz.ch verursachen insbesondere innerhalb einer grossen Organisationseinheit Probleme. Aus den gleichen Überlegungen folgt natürlich auch, dass der Nachname allein als Namensteil unzweckmässig ist.

    Regeln

    • Aufgrund dieser Erwägungen gelten die folgenden Regeln für <name>
    • Es sind nur Kleinbuchstaben ohne Umlaute, Zahlen und Bindestriche erlaubt.
    • Insbesondere sind Punkte nicht erlaubt.
    • Gültige Beispiele sind: dmeier, meier15, da-me
    • Nicht erlaubt: daniel.meier, d.meier, daniel_meier, amüller
    • Die Länge muss mindestens drei Zeichen betragen, maximal 30 Zeichen.
    • Nicht erlaubt: dm
    • Der eigene, sowie fremde Nachnamen sind nicht erlaubt.
    • Nicht erlaubt: meier, mueller, kuebler
    • ETH Username ausser dem eigenen sind nicht erlaubt.

Gültigkeitsdauer der E-Mail-Adressen

Die zuständige ETH-Organisationseinheit bestimmt die Gültigkeitsdauer der E-Mail Adressen.

Alias 

Alternative E-Mail Adresse, welche ebenfalls auf die zugehörige Mailbox verweist. Ein E-Mail, welches mit einem Alias zu Ihrer E-Mail Adresse adressiert wird, gelangt ebenfalls in Ihre Mailbox. 

Erwägungen

  1. Aliases werden häufig für Funktionen verwendet: assistenz@domain, vorsteher@domain etc. In der Domäne inst.dept.ethz.ch gibt es jeweils nur eine Assistenz oder eine Vorsteherin. Dies ist in der Domäne ethz.ch natürlich nicht mehr der Fall und muss bei entsprechenden Aliases berücksichtigt werden, z.B. mit folgender Namensgebung: mavt-assistenz@ethz.ch. 
  2. Aliases als alternative Schreibweisen des eigenen Namens sind mit obigen Regeln für den Namensteil eigentlich unnötig, da er so gewählt werden kann, dass keine Unsicherheit bezüglich Schreibweise entsteht: Daniel Meyer à dame@ethz.ch oder danielm@ethz.ch.
  3. Die meisten Mailprogramme stellen den so genannten «Display-Namen» als Absender dar (und nicht die E-Mail-Adresse). Der Display-Name ist frei wählbar und beinhaltet normalerweise den vollen Namen und allenfalls Firma oder Organisationseinheit des Absenders. Entsprechend müssen die Display-Namen nicht eindeutig sein, z.B. «Meier, Daniel (ID)».
  4. Weitere Adressen als Aliases aus einer anderen von uns gehosteten Domäne sind für die Erreichbarkeit von alten Adressen wünschbar.

Regeln

    • Aufgrund obiger Erwägungen und wegen den begrenzten Möglichkeiten der automatischen Kontrolle ergeben sich folgende Regeln für den Namensteil von Aliases:
    • Aliases (in der ethz.ch-Domäne) müssen mindestens 10 Zeichen lang sein.
    • Für Aliases gelten die gleichen Regeln für den Namensteil der E-Mail Adresse (wie für <name>, siehe oben).
    • Aliases in anderen Domänen (z.B. für alte E-Mail Adressen) sind ohne die zwei obigen Beschränkungen möglich.
    • Es dürfen insgesamt nicht mehr als 8 Aliases verwendet werden. Dies gilt allgemein für die Anzahl Aliases auf unserem Server.
    • Achtung: Insgesamt darf pro Mailbox genau eine Adresse (E-Mail oder Alias) kürzer als zehn Zeichen sein. Anstelle der E-Mail Adresse kann also alternativ ein kurzer Alias gewählt werden. Für Verteilerlisten gelten die gleichen Erwägungen und Regeln wie für Aliase.

Forward 

Eine E-Mail Adresse, welche auf einer Mailbox konfiguriert ist und auf eine andere Mailbox verweist. Ein E-Mail, welches über Ihre (Haupt-) E-Mail Adresse oder einen Alias auf Ihre Mailbox gelangt, wird an die Mailbox, auf welche die Forward-Adresse verweist, weitergeleitet. 

Display Name 

Der angezeigte Name: Zusätzlich zur E-Mail-Adresse kann der Absender auch einen so genannten Display Namen angeben. Die meisten Mailprogramme zeigen diesen Display Namen anstelle oder zusammen mit der Absender-Adresse an. 

Beispiel

Person: Daniela Meier, Dept.-Vorsteherin D-ABCD
E-Mail-Adresse: danielam@ethz.ch
Namensteil der E-Mail Adresse: danielam
Domäne: ethz.ch
Display Name: Meier, Daniela
Aliase: abcd-vorsteherin@ethz.ch, abcd-vorsteher@ethz.ch, abcd-head@ethz.ch, vorsteherin@abcd.ethz.ch, daniela.meier@abcd.ethz.ch, ...

Daniela Meier hat die E-Mail Adresse danielam@ethz.ch. Die zugehörige Mailbox liegt auf dem Server der Informatikdienste. Sie ist Vorsteherin des Departements ABCD. Als Vorsteherin möchte sie auch mit den Adressen abcd-vorsteherin@ethz.ch und abcd-vorsteher@ethz.ch erreichbar sein. Diese zwei Adressen sind Aliase. Bevor das Departement ABCD auf die ethz.ch-Adressen gewechselt hatte, lautete ihre Adresse daniela.meier@abcd.ethz.ch. Sie setzt sich diese Adresse ebenfalls als Alias. Nach zwei Jahren wechselt der Departementsvorsteher.
Daniela Meier löscht die entsprechenden Aliase, anschliessend trägt sie der neue Departementsvorsteher Peter Müller mit der E-Mail Adresse pem@ethz.ch bei sich ein. Daniela Meier erhält eine Berufung ans MIT und verlässt die ETH. Ihre neue E-Mail Adresse lautet nun dmeier@mit.edu. Da sie an der ETH verschiedene Publikationen mit ihrer E-Mail Adresse danielam@ethz.ch versehen hat, möchte sie alle Mails an diese Adresse an die neue MITAdresse umleiten lassen. Sobald die MIT-Adresse aufgeschaltet ist, setzt sie sich einen Forward an die MIT-Adresse auf ihre ETH-Mailbox.