UC Erreichbarkeit / Anrufsteuerung

Allgemeine Informationen

Der OpenScape UC Telefon Service bietet sehr umfangreiche und flexible Möglichkeiten die eigene Erreichbarkeit zu steuern, bedingt aber auch ein Umdenken in der Handhabung.

Bei der traditionellen Telefonie wurde grundlegend eine Telefonnummer mit einem Telefon gekoppelt. Dieses Telefon konnte an eine Zielrufnummer umgeleitet werden, oder allenfalls in ein Team (Pick-Up Gruppe) integrieren werden um die Rufnummer von weiteren Telefonen beantworten zu können.

Beim neuen Telefon OpenScape UC wird mit dem "one number Konzept" gearbeitet. Das bedeutet Mitarbeitende haben eine Rufnummer. Zu dieser Rufnummer können verschiedene Endgeräte zugewiesen werden Bsp. UC App, UC WebRTC, UC Mobile Client, Voicemail... Das bevorzugte Gerät mit welchem aktiv gearbeitet wird muss dann priorisiert (aktiviert) werden.

Das neue Konzept bedingt auch ein Umdenken in der Handhabung. Die Frage wohin soll ich mein Telefon umleiten sollte ersetzt werden mit der Frage wie will ich erreichbar sein.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten ein Gerät zu aktivieren/priorisieren. Im Folgenden werden die drei Varianten erklärt, welche OpenScape UC bietet.

Varianten der Erreichbarkeit:

• Bevorzugtes Gerät
• Präsenzstatus
• Profile, Regeln

Zudem gibt OpenScape UC die Möglichkeit, Einstellungen für eingehende Anrufe sowie abgehenden Anrufe vorzunehmen.

Geräte

Die gewünschten Geräte müssen in die Geräteliste im UC Client eingerichtet werden.

Geräte einrichten (obligatorisch)

In der Grundkonfiguration ist das Telefon Büro (UC Softphone) vorhanden. Zusätzliche Geräte, wie das Voicemail-System (+41446339990) oder das Smartphone mit der mobilen Rufnummer, können manuell hinzugefügt werden. Wenn der UC Mobile Client (OSMO)  auf dem Smartphone eingerichtet wurde, erscheint automatisch das Gerät "OpenScape Mobile" in der Geräteliste. Mitarbeitende mit einem CMN Mobile Abonnement können die Mobile Rufnummer als Gerät erfassen. Mobile Rufnummern, welche nicht im CMN Verbund enthalten sind, generieren bei jedem Gespräch zusätzliche Kosten. Nutzende müssen diese übernehmen.

Das bevorzugte Gerät kann über die Menuleiste aktiviert werden.

Bevorzugtes Gerät auswählen

Um ankommende Anrufe am gewünschten Gerät entgegennehmen zu können, kann das gewünschte Gerät aktiviert werden. Bei ausgehenden Anrufen empfiehlt es sich in der Regel auf Telefon Büro (UC Softphone) oder dann wie eingehende Anrufe zu behandeln.

Alternativ kann in den Einstellungen unter Geräte ebenfalls das bevorzugte Gerät ausgewählt werden.

Geräteliste

Geräteliste, Kombination von verschiedenen Geräten Bsp. UC Softphone -  Mobile App - Voicemail (Empfehlung)

Verschiedene Geräte können in eine Geräteliste hinzugefügt werden. Bei einem Anruf wird dann die Geräteliste der Reihenfolge nach abgearbeitet und lässt ein Endgerät nach dem andern klingeln sofern dieses eingeloggt und verfügbar ist. So kann zum Beispiel ein Anruf zuerst auf die Desktop App, danach auf die Mobile App und am Schluss auf das Voicemail geleitet werden.

Einrichten gewünschten Endgeräte (Bsp. Softphone und  Voicemail) optional kann auch die Mobile App (OpenScape Mobile) hinzugefügt werden

Geräteliste hinzufügen (Bsp. Liste)

Endgeräte der Liste hinzufügen (Bsp. Work Phone - Voicemail) optional - OpenScape Mobile

Um die Geräteliste zu aktivieren, kann in der Menu Leiste unter Geräte die entsprechende Geräteliste ausgewählt werden.

Präsenzstatusanzeige

Eigener Präsenzstatus beim An-/Abmelden

Das bevorzugte Gerät kann auch mittels Statusanzeige umgeschaltet werden. Dies hat den Vorteil, dass sich beim An- und Abmelden auch automatisch das bevorzugte Gerät für die Erreichbarkeit anpasst. 

Der gewünschte Präsenzstatus beim An- und Abmelden muss definiert werden.

Empfang über Präsenzstatus einstellen / aktvieren

In den Einstellungen unter Geräte kann jedem Status ein bevorzugtes Gerät zugewiesen werden, auf dem die Anrufe bei Aktivierung des jeweiligen Status entgegengenommen werden sollen.

Bei verfügbar ist der Computer eingeschaltet und eingeloggt. Bei Abwesend ist der Computer ausgeschaltet. Bei bin gleich zurück ist der Bildschirm gesperrt. Weitere Status können zusätzlich definiert und eingerichtet werden.

Danach muss der Empfang von Anrufen über Präsenzstatus steuern aktiviert werden.

Status umstellen

Die Erreichbarkeit wird dann über die Status Anzeige gesteuert sowie automatisch mit dem Zustand des Rechners.

Profile, Regeln

Die Umstellung der Erreichbarkeit kann auch mit Profilen und Regeln automatisiert werden. Diese Einstellungen ermöglichen sehr viel Flexibilität für den Nutzenden. Voraussetzung dazu sind eingerichtete Geräte siehe Grundeinstellung.

Unter Geräte können Gerätelisten angelegt werden.

Geräte der Geräteliste zuweisen

Jeder einzelnen Geräteliste kann ein oder mehrere Geräte hinzugefügt werden. Die Reihenfolge der Geräte ist dabei entscheidend.

Bsp: Die unten abgebildete Einstellung bedeutet:

Der Anruf kommt zunächst auf das Telefon Büro (UC Softphone).

Danach kommt der Anruf auf den OpenScape Mobile Client

und schlussendlich auf das Voicemail-System.

Mit den Pfeilen auf der rechten Seite können Sie jederzeit die Reihenfolge ändern.

Weiterschaltzeiten

Die Weiterschaltzeit innerhalb einer Geräteliste wird unter Einstellung -  Geräte eingestellt. (siehe Geräte einrichten)

Profil

Profile: Office / Frei Ferien

Profile und Regeln können unter dem Menupunkt Anrufumleitung verwaltet werden.

Unter Profile können verschiedene Profile angelegt werden. 

Bsp.

Das Profil Office soll für den normalen Arbeitsalltag und der Profil Frei Ferien ist für ganze Freitage vorgesehen.

Regeln

Frei Ferien

Als nächstes werden die Regeln erfasst. 

Bsp. Bei der Regel Frei Ferien ist der Nutzende abwesend und somit wird die Rufnummer auf das Voice-Mail geleitet falls der Status auf Abwesend ist also ausgeloggt.

Wochenende

Bei der Regel Wochenende werde die Anrufe auf das Voice-Mail geleitet.

Feierabend

Bei der Regel Feierabend wird das Telefon jeweils am Abend auf das Voice-Mail geleitet und am Morgen wieder auf Anwesend geschaltet. Vorsicht die Regel muss wegen Mitternacht 2 teilig eingebgeben werden.

Regel dem Profil zuweisen

Frei Ferien

Nun werden die Regeln dem Profil zugewiesen. Dem Profil Frei Ferien wird die Regel Frei Ferien zugewiesen.

Profil umstellen

Um ein Profil zu aktivieren, kann unter dem Umleitungssymbol das entsprechende Profil ausgewählt werden.

Im aktuellen Beispiel sind zwei Profile eingerichtet. Eines für normale Office Anwesenheit mit der Ausnahmeregel für Feierabend und Wochenende. Ein zweites Profil ist eingerichtet für Freitage oder Ferien.

Ausgehende Anrufe

Auch für abgehende Gespräche können individuelle Einstellungen vorgenommen werden. Standardmässig ist die Schnellauswahl für abgehende Gespräche im Menu ersichtlich. Dabei kann das gewünschte Gerät schnell geändert, oder gleich dem eingehenden Gerät gesetzt werden.

Grundlegend empfehlen wir das Telefon Büro "UC Softphone" auszuwählen. Damit entfällt die Auswählmöglichkeit im Menu. In den "OpenScape UC Einstellungen" unter "Geräte" kann das bevorzugte Gerät fixiert werden.