Voicemail einrichten

Einleitung

Der Anrufbeantworter (nachfolgend Voicemail genannt) kann als klassischer Anrufbeantworter (mit Aufnahme Möglichkeit oder als Hinweisansage (ohne Aufnahme Möglichkeit) eingesetzt werden.
Auch ist es möglich, von Ihrem Smartphone oder von jedem beliebigen Telefon aus, die Meldungen abzuhören. Folgende Funktionen sind im Voicemail Dienst enthalten:

• Anrufbeantworter (mit bis zu 10 verschiedenen Ansagetexten)
• Lieferung der Sprachnachrichten als MP3-Dateien direkt in Ihr E-Mail - Postfach
• Benachrichtigung über verpasste Anrufe direkt in Ihr E-Mail - Postfach

Bestellung einer Voicemail Box

Was ist der Unterschied zwischen einer persönlichen und unpersönlichen Voicemail?

Eine persönliche Voicemail ist eine Box für die persönliche Telefonnummer der Mitarbeitenden.

Eine unpersönliche Voicemail ist eine Box auf einer unpersönlichen Rufnummer die etwa einer Organisation, Gruppe, Sektion etc. zugeordnet ist. Hierbei sind ausdrücklich nicht die Ansagen gemeint.

Persönliche Voicemail Box Bestellen

Um eine persönliche Voicemail Box zu aktivieren, gehen Sie in das Phone Control Center (Abschnitt Voicemail) und beantragen eine Voicemail Box. Es ist in der Vergangenheit vereinzelt vorgekommen, dass dieser Punkt nicht angezeigt wurde. In solche einem Fall sollten Sie einen Seiten Refresh durchführen (Taste F5).

Die Bestellung kann nur durchgeführt werden, wenn Sie den Bedingungen zustimmen.

Lesen sie den Text aufmerksam durch und Bestätigen die Bestellung.

Nach erfolgreicher Bestellung erhalten Sie ein Welcome-Mail, in welchem die weiteren Schritte für die Inbetriebnahme Ihrer Voicemail Box beschrieben sind.  

Unpersönliche Voicemail Box bestellen

Wenn Sie eine unpersönliche Voicemail Box wünschen oder Fragen bezüglich dem Einrichten einer unpersönlichen Voicemail Box haben, füllen Sie die nachfolgende Vorlage aus und senden Sie diese per E-Mail an voicemail@id.ethz.ch.

Vorlage (direkt in Exchange)
Klicken Sie auf den nachfolgenden Link und danach auf die Schaltfläche "Herunterladen". Öffnen Sie im Anschluss die Datei aus der Download-Liste und füllen Sie das Formular aus.   
Link zur Mailvorlage für Bestellung unpersönliche Voicemail

Vorlage (im txt-Format)
Falls Sie das Template nicht herunterladen oder nutzen können, stellen wir Ihnen den Template Text hier zur Verfügung.
Laden Sie die txt-Vorlage herunter , füllen Sie diese aus und senden Sie die vollständigen Informationen an voicemail@id.ethz.ch 

Ersteinrichtung

Es bestehen zwei Möglichkeiten, um Ihre Voicemail Box zu konfigurieren:

• Intern: Softphone / persönliches Hardphone - wählen Sie die Rufnummer 39990 (empfohlene Variante)
• OpenScape Mobile Client: kann momentan nicht auf das Voicemail angerufen werden (in Bearbeitung)
• Extern: persönliche Rufnummer auf 39990 umleiten -  von Externem Telefon Bsp. Mobile auf die persönliche Rufnummer anrufen, während Ansage * drücken -  Nach Aufforderung PIN eingeben - weiter gemäss Menu Anweisung...

Bei der Ersteinrichtung wird aufgrund der initialen Konfiguration die Ansage verzögert zu hören sein. Warten Sie bis die jeweiligen Ansagen der hier aufgeführten Instruktionen erfolgen.

Verwenden Tastaturfeld mit UC Softphone

Um mittels Ziffernwahl durch das Menu zu navigieren muss beim UC Softphone das Tastaturfeld aktiviert werden.

Beim Anruf auf das Voicemail 39990 kann das Tastaturfeld in der Menuleiste des UC Softphones angewählt werden.

Hauptmenu

Bei Anruf auf eigene Voicemail (Hauptmenü)

In diesem Abschnitt sind die Schritte zur Einrichtung der Voicemail Box beschrieben.

Begrüssungstext mit Aufforderung zur PIN Eingabe gefolgt von *

Es stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung. 

Konfigurationsmenu

Das Konfigurationsmenü ermöglicht es Ihnen, folgende Optionen zur Einrichtung der Voicemail Box zu nutzen. 

Name aufnehmen

Alternativ zu einer eigenen Ansage, können Sie auch nur Ihren Namen aufsprechen. Vor und nach Ihrem aufgezeichneten Namen wird dann eine im System hinterlegte Ansage abgespielt.

Wählen Sie im Konfigurationsmenü (3) die Taste 1 - das System fordert Sie dann auf, Ihren Namen nach dem Signalton zu hinterlassen. Beenden Sie Ihre Aufnahme mit der #-Taste.

Falls Sie nur den Namen aufsprechen und keine persönliche Begrüssung aufnehmen möchten, müssen Sie (ausser der PIN-Änderung) keine weiteren Aktionen mehr durchführen. Anrufende Personen hören dann den aufgesprochenen Namen und eine im System hinterlegte Standard-Ansage.

Begrüssung aufnehmen

Um eine eigene Ansage aufzusprechen kann vom eigenen Telefon auf die Voicemail Nummer 39990 angerufen werden. Mit den Tasten 3 (Voicemail Box konfigurieren) und 2 (Begrüssung aufnehmen) kann eine persönliche Ansage aufgenommen werden. Mit der #-Taste kann die Aufnahme beendet werden.

PIN ändern

Mit dem PIN haben Sie telefonischen Zugriff auf Ihre Voicemail Box und er ist gleichzeitig das Passwort auf der Voicemail Web-Oberfläche (https://voicemail.ethz.ch). Mit der #-Taste können sie jederzeit Ihren PIN ändern. 

Nachdem Sie Ihren PIN eingegeben haben, beenden Sie die Eingabe durch erneutes Drücken von #. Falls Sie die Eingabe abbrechen möchten, drücken Sie * oder legen auf.

Alternativ kann der PIN auch über das Phone Control Center (https://go2phone.ethz.ch) geändert werden.

Eine Ansage löschen

Diese Option wird Ihnen nur angeboten, wenn Sie eine eigene Ansage im Voicemail-System gespeichert haben. Das abgespielte Menü stellt sich dynamisch anhand der vorhandenen Ansagen
zusammen. Nur vorhandene Ansagetypen werden Ihnen auch zur Auswahl angeboten. 

Durch Auswahl der entsprechenden Option (1 für Namen löschen, 2 für Begrüssung löschen, für 5 Instant Greeting löschen, wird die jeweilige Ansage sofort gelöscht.

Einschaltung / Aktivierung

Um die Voicemail Box zu aktivieren, muss die Anrufumleitung oder Rufweiterleitung neu auf die Nummer 39990 eingerichtet werden.

Die verschiedenen Anrufumleitungen können am einfachsten über das Phone Control Center verwaltet werden: https://go2phone.ethz.ch/

Um den Anrufbeantworter zu deaktivieren, muss die Anrufumleitung ausgeschaltet werden.

Sprache einstellen

Beachten Sie, dass die Spracheinstellung im Phone Control Center auch für die Voicemail Box gilt. Die Voicemail Box ist jedoch nur auf Deutsch und Englisch verfügbar. Falls Sie Französisch oder Italienisch als Sprache für Ihr Telefon ausgewählt haben, wird die Voicemail Box in der englischen Sprache konfiguriert. 

Instant Greeting

Instant Greeting sind zusätzliche Ansagen welche bei Bedarf aufgesprochen werden können. Sie können bis zu 10 zusätzliche persönliche Ansagen verwalten. Nach dem Aussprechen einer Ansage können Sie auch entscheiden, ob auf Ihrer Voicemail Box Nachrichten hinterlassen werden dürfen oder nicht. So kann es beispielsweise im Urlaub sinnvoll sein, auf das Aufzeichnen von Nachrichten zu verzichten und lediglich eine Hinweisansage für die Anrufenden zu hinterlegen.

Weitere Informationen zu der Verwaltung von zeit- und/oder datumsgesteuerte Ansagen. 

Erzeugen einer MP3-Datei unter Windows 10

Falls Sie Windows 10 als Betriebssystem verwenden, können Sie über den Sprachrekorder von Windows eine Sprachdatei erzeugen. Idealerweise nutzen Sie für die Aufnahme ein Headset, welches Sie vermutlich schon für Teams oder Zoom verwenden. Starten können Sie den Sprachrekorder, indem Sie das  Windows Symbol unten links anklicken und dann Sprachrekorder eingeben. 

Der Sprachrekorder ist eine App zum Aufnehmen von Sprache gedacht. Klicken Sie auf die große Schaltfläche Aufnehmen (1), und fügen Sie bei der Aufnahme oder Wiedergabe (2) Marker (3) hinzu. Anschließend können Sie Ihre in Dokumente > Soundaufnahmen gespeicherten Aufnahmen (4) kürzen (5), umbenennen (7) oder teilen. Wählen Sie das Papierkorbsymbol (6) aus, um die Aufzeichnung zu löschen, oder wählen Sie die drei Punkte (8), um weitere Optionen anzuzeigen, oder auf den Speicherort zu gelangen.

Die nun erstellte Datei ist nun leider nicht im .mp3-Format, sondern im .m4a-Format.

Nutzende, die einen von den ZO supporteten Rechner haben, können die Aufnahmen über das Tool VLC-Media Player konvertieren. Das Tool (sofern es nicht auf Ihrem Rechner vorhanden ist) kann über Baramundi bestellt werden.

Konvertieren der aufgesprochenen .m4a-Datei in eine .mp3-Datei:
Starten Sie bitte den VLC Media Player. 
Im Menü auf Medien und danach auf Konvertieren/Speichern klicken

Es öffnet sich das Fenster Medien öffnen.
Unter Datei auf «Hinzufügen» klicken und die zu konvertierende Datei auswählen.
Danach unten rechts Konvertieren auswählen.

Das Profil «Audio – MP3» selektieren und eine Ausgabedatei definieren und mit «Start» die Konvertierung starten.

Nachdem die .mp3-Datei erzeugt wurde, können Sie sich über die Webseite
https://voicemail.ethz.ch anmelden und auf den Punkt «Ansagen verwalten" gehen.

… und dann auf den Button «Ansage hochladen».

Erzeugen einer MP3-Datei unter Windows 11

Falls Sie bereits schon Windows 11 nutzen, ist das Erzeugen einer Sprachdatei im MP3-Format noch einfacher geworden. 

Das Tool in Windows 11 heisst Audiorekorder. Starten können Sie das Tool indem Sie auf die Lupe gehen, und als Suchbegriff Audiorekorder eingeben.

Auch hier ist es wichtig, dass ein Eingabegerät/Headset vorhanden ist und mit dem Rechner verbunden wurde. Unten links im Audiorekorder können Sie das Eingabegerät auswählen. Hier sollten Sie Ihr Headset auswählen.

Wenn Sie nun rechts oben auf die drei Punkte klicken, können Sie die Einstellungen auswählen und dort das Aufzeichnungsformat auf MP3 einstellen. Die Standard Audioqualität ist auf "Automatisch" eingestellt und ist absolut ausreichend.  

Die nun so aufgenommene Datei wird Ihnen nun links oben angezeigt und hat in der Regel den Namen Aufzeichnung.

Nun haben Sie die Möglichkeit, entweder über das Kontextmenü (rechte Maustaste), oder direkt die Sprachdatei umzubenennen.

F2-Taste          - Umbenennen der Datei

O-Taste           - Speicherort öffnen

DELETE-Taste  - Löschen der Ansage

Der Standard Speicherort der Datei ist im übrigen im Ordner  LW:\Benutzername\Dokumente\Audioaufzeichnungen 

(Abhängig von Ihren Einstellungen kann der Pfad auch vom Standard abweichen).

Nachdem die .mp3-Datei erzeugt wurde, können Sie sich über die Webseite
https://voicemail.ethz.ch anmelden und auf den Punkt «Ansagen verwalten" gehen.

… und dann auf den Button «Ansage hochladen».