Zeit- und/oder datumsgesteuerte Ansagen

Zeit- und/oder datumsgesteuerte Ansagen

Die Voicemail-Lösung erlaubt es neben der Standard-Ansage, auch sogenannte  Zeit- und / oder datumsgesteuerte Ansagen abzuspielen. Diese werden an den durch Sie definierten Tagen oder Zeiten abgespielt. So können Sie beispielsweise eine spezielle Ansage an einem Wochentag (z.B. ich bin Mittwochs jeweils abwesend) oder für Ferienabwesenheit oder auch Feiertage hinterlegen.

Diese Ansagen werden im System als Instant Greeting verwaltet. In dem nachfolgenden Kapitel werden die einzelnen Funktionen rund um Instant Greeting im Detail vorgestellt. 

Instant Greeting

Aufnahme von Instant Greeting

Wird Instant Greeting das erste Mal aufgerufen, steht lediglich der Punkt Aktivieren von Instant Greeting zur Auswahl. Wie muss ich vorgehen? 

Es wird Ihnen sofort eine Hilfe vorgespielt, die Ihnen die Möglichkeit gibt, nach dem Signalton eine Ansage aufzuzeichnen.
In dem Sie eine beliebige Taste drücken oder einfach auflegen wird die Aufnahme beendet und Instant Greeting automatisch aktiviert. Anrufern wird standardmässig erlaubt eine Nachricht zu hinterlassen. Wollen Sie dies nicht, dürfen Sie nicht auflegen, sondern drücken die (4) um die Aufnahmefunktion zu deaktivieren. So kann es beispielsweise während einer Ferienabwesenheit sinnvoll sein, auf das Aufzeichnen von Nachrichten zu verzichten und lediglich eine Information für den Anrufenden zu hinterlegen.

Bei der Verwendung von Instant Greeting können Sie bis zu 10 persönliche Ansagen verwalten. 

Instant Greeting versucht dabei möglichst wenige Konfigurationseingriffe von Ihnen als Nutzender zu verlangen und keine überflüssigen Optionen anzubieten.

Es stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Weitere Funktionen

Die Instant Greeting Ansage ist nach dem Aktivieren und Aufsprechen automatisch aktiv.

Aufnehmen einer neuen Ansage

Um eine zusätzliche Instant Greeting Ansage aufsprechen zu können, rufen Sie auf die Voicemail Nummer 39990 an. Nach erfolgreicher PIN Eingabe gelangen sie mit der Taste 5 in die Verwaltung "Instant Greeting". Um eine zusätzliche Instant Greeting Ansage aufzusprechen drücken sie anschliessend 5.

Es können maximal 10 Instant Greeting Ansagen aufgesprochen werden. Es wird immer automatisch die nächste freie Ziffer für die Ansage verwendet. Anschliessend können Sie diese als Instant Greeting Ansage aktivieren und die Aufnahme von Nachrichten gestatten oder mit 4 verhindern.

Hinweis: Wenn sie die Instant Greeting auf der Voicemail Weboberfläche https://voicemail.ethz.ch aufsprechen oder als MP3 Datei hochladen, achten Sie bitte darauf, dass nur die Namen dtmf0 bis dtmf9 verwendet werden dürfen.

Auswählen einer vorhandenen Ansage
Mit den Tasten 0-9 wählen Sie eine Ansage aus (dtmf0 - dtmf9). Die gewählte Ansage wird Ihnen anschliessend vorgespielt. Anschliessend können Sie diese Ansage als Instant Greeting Ansage aktivieren und die Aufnahme von Nachrichten gestatten oder verhindern.

Deaktivieren von Instant Greeting

Um die Instant Greeting Ansage zu deaktivieren, rufen sie zunächst das Vociemail System an und geben die PIN ein. Anschliessend können sie mit 5 in das Instant Greeting Menu aufrufen, mit 4 wird dann die Instant Greeting Ansage deaktiviert.

Sobald die Instant Greeting Ansage deaktiviert wurde, greift die Voicemail auf andere Einstellungen zurück. Die Ansagen bleiben jedoch im System und können über die Web-Oberfläche https://voicemail.ethz.ch angehört und ersetzt werden.

Zeitsteuerung

Mit Hilfe der Zeitsteuerung können verschiedene Ansagen automatisch umgeschaltet werden. Die Zeitsteuerung können Sie über die Webseite https://voicemail.ethz.ch erreichen.

Dabei wird jeweils der Startzeitpunkt der "neuen" Ansage festgelegt. Dies ist für verschiedene Tage individuell einstellbar.

Wichtig ist den jeweiligen Tag, den Startzeitpunkt, die Aufnahme aktivieren sowie die jeweilige Ansage auszuwählen

Erklärvideo Ferienabwesenheit 

Erklärvideo Tagesabwesenheit

Ansage Verwalten mittels Web-Oberfläche

Alternativ zur Bearbeitung der Ansagen mittels Telefon, können die Ansagen mit Hilfe der Voicemail Weboberfläche ebenfalls bearbeitet oder Ansagen hochgeladen werden.

Melden Sie sich über die Weboberfläche https://voicemail.ethz.ch mit der Angabe Ihrer internationalen Rufnummer (Bsp.+41446312345) und der 6-stelligen PIN an. Wechseln Sie dann ins Menu "Ansagen verwalten".

Es gibt zwei Varianten, wie Ihre Ansage in der Voicemail Box aufgesprochen / hochgeladen werden kann:

• Ansage per Telefon aufsprechen: Geben Sie zunächst den Namen der Aufnahme, Bsp. greeting, bei der Standardansage an (via Hauptmenu). Für Instant Greeting müssen sie die Dateinamen dtmf0 - dtmf9 verwenden. Danach geben Sie die Telefonnummer an, auf welcher Sie das Voicemail System anrufen soll, so dass Sie die Aufnahme starten können. Sie nehmen dann eine Ansage über das Telefon nach dem Text und dem anschliessenden Signalton auf. Um die Aufnahme zu beenden legen sie den Hörer auf oder klicken Sie auf den roten Knopf falls Sie die Softphone-Lösung nutzen.

• Ansagen hochladen: Erzeugen  sie zunächst eine MP3 oder raw Datei auf ihrem Computer. Danach melden Sie sich über die Weboberfläche https://voicemail.ethz.ch an und nutzen die "Ansage hochladen" Funktion. Die Datei darf die Maximalgrösse von 2 MB nicht überschreiten. Das Vorgehen dieser Methode wird in den beiden Erklärvideos detailliert geschildert

Hinweis: Beachten Sie, dass Sie Ihren Namen unter Option 3 und dann Option 1 vorgängig aufnehmen müssen.