Problem

Viele Personen benutzen die Möglichkeit einen Termin als «Privat» zu markieren, um die Inhalte zu schützen.

Leider werden die Inhalte aber nicht wirklich vom Mailserver zurückgehalten. Exchange markiert die Termine nur als «Privat» im Design. Es liegt in der Verantwortung der Clients, die Markierung zu berücksichtigen.

Solution

Keine heiklen oder vertraulichen Informationen in Exchange-Terminen publizieren. Diese Informationen sollten am besten separat kommuniziert werden.

Die Menge der Informationen, welche Exchange an die Mailclients schickt, hängt ausschliesslich von den Rechten ab, welche auf dem Kalender vergeben wurden. Standardmässig erhält jeder Benutzer mit einer Mailbox auf dem zentralen Mailserver der ETH das Recht, die «Frei/Gebucht-Zeit, bzw. Free/Busy»-Informationen eines fremden Kalenders auf demselben Server anzusehen. «Frei/Gebucht-Zeit bzw. Free/Busy» bedeutet, dass die Termine nur als Blöcke ohne Titel oder Inhalt angezeigt werden.



Wird im obigen Beispiel der dritte Punkt gewählt («Frei/Gebucht-Zeit, Betreff, Ort bzw. in Englisch Free/Busy time, subject, location») schickt der Server zusätzlich die Informationen zum Titel und Ort des Termins. Wird die vierte Option («Alle Details bzw. Full Details») ausgewählt, wird auch der Inhalt mitgegeben. Dasselbe Prinzip gilt auch bei der Vergabe von Rechten via «Stellvertretungen bzw. Delegates»). Die vom Server geschickten Daten entsprechen immer den vergebenen Rechten auf dem gesamten Kalender und zwar unabhängig davon, ob einzelne Termine daraus als «Privat» markiert wurden oder nicht. Ob die privaten Termine als «Privat» angezeigt werden, liegt nicht beim Server, sondern ausschliesslich beim Client.

Die meisten gängigen Clients wie Outlook (Apple/Windows), AppleMail oder OWA unterstützen die Markierung als «Privat» und zeigen den Termin wie gewünscht nur als Platzhalter im Kalender an (wie bei «Frei/Gebucht-Zeit bzw. Free/Busy», siehe Abbildung oben). Dieses Verhalten ist aber dem Hersteller jedes einzelnen Clients überlassen und wird vom Mailserver nicht garantiert.