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Alles über Microsoft Teams

Microsoft Teams Videoschulung mit 14 Videos auf Deutsch, welche die Funktionalitäten von Teams erklären
=> Link zur Videoschulung von Microsoft.

Mit der interaktiven Teams-Demo (Englisch) probieren Sie Teams mit seinen Funktionalitäten einfach selber aus
=> Link zur interaktiven Demo-Site (in englischer Sprache). 


Schnellstart - Was ist Microsoft Teams?
=> Link zum Video von Microsoft  



Wichtigste Funktionen in Teams

Hier finden Sie die wichtigsten Informationen betreffend Microsoft Teams, welches ein wichtiger Bestandteil von Microsoft 365 ist:


Um ein Team zu erstellen, starten Sie die Provisioning App. 

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier.  


Via Teams Desktop-App

Sie können die Teams App von Microsoft auf dem Desktop/Laptop verwenden.  Für managed Clients bestellen Sie die Installation bei Ihrem Support-Verantwortlichen. Für non-managed Clients können Sie diese hier herunterladen.


Via Teams Mobile-App

Ein Link zur App findet sich in der Browser-Version von Teams ganz unten in der linksseitigen Navigationsspalte oder suchen Sie im Apple App Store bzw. Google Play Store.


Via Browser

Um einem Meeting mit dem Browser beizutreten, verwenden Sie bitte Microsoft Edge oder Google Chrome und melden Sie sich auf der Webseite https://portal.office.com an.

Online Meeting direkt in Microsoft Teams

Mit folgenden Schritten erstellen Sie ein Online Meeting direkt in Microsoft Teams:

  • Auf der linken Seite der App finden Sie das Auswahlfeld Kalender. Wählen Sie es an und klicken Sie danach auf Neue Besprechung. 
  • Wählen Sie den gewünschten Termin im angezeigten Kalender. Im Anschluss öffnet sich das Planungsformular.
  • Hier können Sie den Titel der Videokonferenz angeben und die Teilnehmer einladen. Mithilfe des Tools Terminplanungs-Assistent erfahren Sie, ob die benötigten Teilnehmer für den Termin verfügbar sind.
  • Haben Sie alle Informationen eingegeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Das Planungsformular wird geschlossen, die Teilnehmer erhalten automatisch Einladungen in Microsoft Outlook.
  • Aufgrund der Verknüpfung von Microsoft Teams und Ihrem Outlook-Kalender wird die Besprechung in beiden Tools angezeigt.


Videokonferenz für die Mitglieder eines Teams oder eines Kanals

Mit Microsoft Teams Channels (Kanal) erstellen Sie für alle Teilnehmenden von Microsoft Teams sichtbare Besprechungen. Jeder kann je nach Bedarf teilnehmen. Wenn Sie eine Videokonferenz für einen Kanal erstellen möchten, sind folgende Schritte notwendig:

  • Auf der linken Seite der App finden Sie das Auswahlfeld Kalender. (Sollten Sie das Kalender App nicht sehen, melden Sie sich bei Teams ab und melden Sie sich wieder bei Teams an). Wählen Sie es an und klicken Sie danach auf Neue Besprechung.
  • Wählen Sie im Feld Kanal hinzufügen einen Kanal aus.
  • Wollen Sie eine Serienbesprechung einrichten, können Sie den voreingestellten Standardwert an der Schaltfläche Wiederholt sich nicht je nach Bedarf ändern.
  • Haben Sie alle Informationen eingegeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
  • Nachdem Sie die Besprechung geplant haben, kann diese jeder Teilnehmer des Teams sehen und am Meeting teilnehmen.
  • Achtung: nach Versand der Besprechungseinladung können die Kanäle weder geändert, noch weitere Kanäle hinzugefügt werden. Erstellen Sie eine neue Einladung, falls dies notwendig ist.


Onlne Meeting auf mobilen Geräten

Auch mit Ihrem Handy ist die Planung von Videokonferenzen in Microsoft Teams möglich. Öffnen Sie die App und führen Sie folgende Schritte aus:

  • Unten in der App finden Sie das Auswahlfeld Kalender. Wählen Sie es an und klicken Sie danach rechts oben auf Besprechung planen.
  • Mit der Schaltfläche Teilnehmer hinzufügen wählen Sie die Besprechungsteilnehmer aus.
  • Sollte Ihre Videokonferenz in einem Kanal stattfinden, wählen Sie dies im Bereich In Kanal teilen aus. Wollen Sie eine geschlossene Besprechung abhalten, überspringen Sie diesen Punkt.
  • Geben Sie den Titel der Videokonferenz an und laden Sie die Teilnehmer ein.
  • Speichern Sie den Termin, indem Sie die Schaltfläche Fertig anwählen. Die Teilnehmer erhalten automatisch Einladungen in Microsoft Outlook.


Online Meeting als Stellvertretung aufsetzen

Im Moment können Teams Meetings nur für sich selbst aufgesetzt werden, unabhängig von den Berechtigungen in Outlook.
Allerdings können andere Personen inzwischen als Co-Organisatorinnen oder Co-Organisatoren eingetragen werden, was den folgenden Workaround ermöglicht:

  • Das Teams Meeting wird von der stellvertretenden Person im eigenen Kalender aufgesetzt
  • Das effektive Meeting wird im Kalender der zu stellvertretenden Person aufgesetzt 
  • Der Meeting Link des obigen Teams Meetings wird in das effektive Meeting kopiert
  • In den Meeting Optionen wird die zu stellvertretende Person als "Co-Organisator" hinzugefügt

Grund für den Workaround (technisch):
Das Ganze hat mit den verschiedenen Anmeldearten von Teams und Outlook zu tun. Während Outlook eine Verbindung zu den sich an der ETH befindenden Exchange Server aufbaut, verbindet sich der "Teams-Knopf" mit M365 in der Cloud. Die stellvertretende Person hat zwar die Berechtigung auf den Kalender der zu stellvertretenden Person auf dem ETH Exchange Server, kann aber nicht gleichzeitig ein Teams-Meeting buchen, während sie mit dem eigenen Account mit M365 verbunden ist.
Das Problem ist bekannt, und es könnte seit neustem auch eine technische Lösung geben. Wir sind zusammen mit unserem Exchange-Team daran herauszufinden, ob die technislch relativ komplizierte Implementierung an der ETH umsetzbar ist oder nicht. - Bis vor kurzem sind alle Versuche für eine Implementierung fehlgeschlagen.

Chat und Audio/Video-Anrufe mit einzelnen Benutzern (eins-zu-eins)

Sie können direkt aus einem Chat oder aus einem Suchresultat einen Einzelanruf tätigen, ohne eine Teambesprechung einberufen zu müssen. Diese Anrufe sind privat und werden in keiner Team-Unterhaltung angezeigt. Allerdings sind im Chat Einträge für die Anrufe zu sehen.

Wechseln Sie zu Ihrer Chatliste und klicken Sie auf einen Namen um eine neue Unterhaltung zu beginnen oder eine bestehende weiterzuführen.

Klicken Sie dann auf Videoanruf Schaltfläche „Videoanruf“ oder Audioanruf Schaltfläche „Anrufe“ , um einen Anruf zu starten.



Hinzufügen eines Teilnehmers im laufenden Gespräch

Wenn Sie in einem laufenden Anruf eine neue Person hinzufügen möchten, wählen Sie in Ihrer Anrufsteuerung Teilnehmer anzeigen Symbol "Team hinzufügen". aus, und geben Sie dann den Namen der Person in das Suchfeld ein.


Audio/Video-Konferenzen mit vielen Benutzern (eins-zu-vielen)

Zum Starten eines Chats oder eines Audio/Video-Anrufs mit einer grossen Anzahl Benutzern (bis zu 300 Teilnehmer) nutzen Sie einen Teams-Kanal: Ein Team erstellen

Navigieren Sie in den entsprechenden Kanal und klicken Sie auf das Kamera-Symbol in der Aktivitätenleiste des Chat-Fensters.

Ein Meeting/eine Konferenz starten Sie in einem Teams-Kanal.

Das Meeting wird im Team-Kanal publiziert. Jedes Team-Mitglied kann dem Meeting beitreten.


 


Teams Two-Pager

Eine kurze Übersicht zu Microsoft Teams finden Sie auf unserem Two Pager.



Einladen und Mitwirken als Gast in Microsoft Teams

Mit einem Gastzugriff können Personen, die nicht ETH-Angehörige sind, Zugriff auf Teams, Dokumente in Kanälen, Ressourcen, Chats und Anwendungen erhalten. Oder im umgekehrten Fall können Sie von einer externen Organisation eingeladen werden, in einem anderen Team mitzuwirken. Weitere Informationen zur Erfahrung als Gast in MS Teams. 

Wenn Sie als Gast zu einem Team von ausserhalb der ETH eingeladen werden, erhalten Sie eine Willkommens-E-Mail.

Wichtig: Bitte stellen Sie sicher, dass die Einladung an Ihren ETH Benutzernamen (also pmuster@ethz.ch und nicht peter.muster@iwf.mavt.ethz.ch) gesendet wird. 
Aufgrund des aktuellen Exchange Set-ups sind wir nicht in der Lage, die beiden Adressen in einem Microsoft Konto zusammenzuführen.


Gäste ausserhalb der ETH einladen

Wenn Sie im umgekehrten Fall Gäste ausserhalb der ETH einladen, stellen sie bitte sicher, dass sie die Emailadresse der Person verwenden, mit welcher diese bei ihrer Organisation registriert ist. 

Nur Besitzer des Teams können Gäste einladen. Für ein Team, das mit der Provisioning App erstellt wurde (vor dem 1. April 2024), bitte stellen Sie sicher, dass im entsprechenden Team die Option "Gäste hinzufügen zulassen" in der Provisioning App mittels Häkchen aktiv ist.  
Klicken Sie als Besitzer auf der Teams Kachel auf die drei Punkte (weitere Optionen) und wählen dann die Option "Team verwalten". Oben rechts erscheint die Schaltfläche "Mitglieder hinzufügen". 
Geben Sie nun die vollständige E-Mail Adresse ein und klicken Sie danach auf kurt.tester@test.ch als Gast hinzufügen.  Sie können weitere Gäste hinzufügen oder den Prozess abschliessen, indem Sie auf "Hinzufügen" klicken.

Eine externe Organisation kann Benutzer mit einem anderen Benutzernamen als dem ihres Organisationsaccount in der Microsoft Entra ID registrieren, z. B. wenn ein Organisationsaccount meier@uni-test.ch lautet, das entsprechende Microsoft (MS) Entra ID-Account aber a1b2c3e4d5@m365.uni-test.ch ist. Auch das Anmeldeprotokoll kann unterschiedlich sein. Dieser Benutzer kann sich mit einem generischen Benutzernamen, z.B. anyusername@uni-test.ch, bei Teams anmelden und bei der Anmeldung wird dann sein MS Entra ID-Account, hier nämlich a1b2c3e4d5@m365.uni-test.ch, zugewiesen. Deshalb muss ein ETH-Team-Besitzer diesen externen Mitarbeiter mit seinem MS Entra ID-Acoount, hier a1b2c3e4d5@m365.uni-test.ch, einladen.


E-Mail an eingeladene Person, als Gast im Team mitzuarbeiten


Die Nachricht, welche der Gast erhalten wird, enthält einige Informationen über das Team und was Sie dort als Mitglied erwarten können. Als Gast müssen Sie die Einladung annehmen, indem Sie in der E-Mail-Nachricht Open Microsoft Teams auswählen, bevor Sie auf das Team und die dazugehörenden Kanäle zugreifen können. 
Je nach Einstellung auf der Infrastruktur der einladenen Organisation müssen Sie bei der Anmeldung eine höhere Sicherheitsstufe erfüllen. Dies geschieht in der Regel, in dem Sie einem Mobilnummer für 2Faktor-Authentifizierung hinterlegen oder die Authenitication-App aktivieren.


Verfügbare Funktionalitäten für Gäste ausserhalb der ETH

Gäste ausserhalb der ETH, welche in einem Team eingeladen worden sind, erhalten nicht die gleichen Berechtigungen, wie Mitglieder der eigenen Organisation. Welche Funktionalitäten Gäste im Vergleich zu ETH Mitglieder haben, wird unter folgendem Link von Microsoft dargestellt:

https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/guest-experience#comparison-of-team-member-and-guest-capabilities

Aus Sicherheitsgründen ist das Einladen von Personen in anderen Organisationen zur Teilnahme an geteilten Kanälen deaktiviert.


Gäste als Teambesitzer

Gäste von ausserhalb der ETH können nicht als Teambesitzer zugeordnet werden. Der ETH Kollaborateur kann für die Gäste ETH Guest Accounts beantragen.  
https://ethz.ch/staffnet/de/anstellung-und-arbeit/gaeste.html

Wenn Gäste einen @ethz.ch Account haben, können sie mit diesem Account Teambesitzer sein.

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