Die Art und Anzahl der Metadatenfelder hängt in erster Linie vom Kataloginhalt ab. In E-Pics sind die Kataloge derart heterogen, dass für jeden Katalog zuerst bestimmt werden muss, welche Metadatenfelder überhaupt Sinn machen. Die Tiefe der Erschliessung hängt aber natürlich auch von den vorhandenen Ressourcen ab. Die Erfahrung hat gezeigt, dass eine sehr grosse Anzahl Metadatenfelder und damit eine detaillierte Erschliessung nur bei grossen Archiven zu bewältigen ist. Kleinere Kataloge arbeiten mit Vorteil mit einer geringeren Anzahl Metadatenfelder, die zwar einerseits alle notwendigen Informationen enthalten, damit die Datensätze auch wieder gefunden werden können, aber nicht allzu komplex sind.
Die Pflichtfelder Bildcode, Titel und Kategorien sind notwendig, um Bilder minimal zu beschreiben. Weitere Felder wie Fotograf/in, Beschreibung, Datum, Copyright und Bildnachweis ermöglichen bereits eine gute Erschliessung mit geringem Aufwand.